Archives médicales

Dans le cadre du programme d’Archives médicales d’une durée de trois ans (six sessions – 2 565 heures), vous apprendrez les compétences et les connaissances nécessaires pour occuper le poste d’archiviste médical et vous apprendrez le fonctionnement des services archivistiques dans le milieu hospitalier, les CIUSS ou le secteur privé. Le programme comprend une combinaison unique de cours de médecine clinique, d’informatique, de protocoles et de gestion des dossiers.

Depuis quelques années, la majorité des institutions et le ministère de la Santé et des Services sociaux, utilisent des outils numériques ainsi que des registres spécialisés (traumas et oncologie) pour la gestion des dossiers médicaux électroniques et physiques (DME). Grâce aux progrès des outils de diagnostic et d’analyse, les informations sur les patients ou les groupes de patients sont plus nombreuses que jamais, accessibles et sécuritaires. Le programme vise à former des professionnels.

*Deux stages de 15 semaines (540 heures) sont effectués durant les deux dernières sessions d’études : treize semaines dans un centre hospitalier et deux semaines dans un centre local de services communautaires (CLSC) ou autre service. En plus de vous donner une expérience pratique, ces stages vous permettent de développer vos compétences professionnelles dans un environnement de travail réel.

L’archiviste s’assure de :

• la codification
• la conformité
• la protection des données
• la gestion des dossiers des usagers

Tout en aidant les organisations à maintenir la conformité et à protéger les données médico-sociales des usagers.

L’archiviste médical gère le système d’information et les bases de données cliniques, et répertorie les données médicales légales des dossiers à des fins statistiques et de recherche. Il/elle participe à l’évaluation des actions médicales, cliniques et juridiques, ainsi qu’au suivi de la qualité des soins. Il/elle a l’obligation légale et éthique de protéger les informations relatives aux patients et de gérer correctement les dossiers.

Le diplôme d’études collégiales (DEC) est reconnu par l’Association des gestionnaires de l’information de santé du Québec (AGISQ).

Équipement requis

L’étudiant devra s’équiper d’un ordinateur portatif (PC). Un ordinateur portatif (PC) ne peut jamais être remplacé par un cellulaire. Voici les caractéristiques minimales requises pour un PC :

• Processor: (Intel i5/i7 ou AMD équivalent) ou CPU ARM M1 ou supérieur
• 16 GB minimum
• HD 500 GB SSD ou Nvme
• Écran 14 pouces minimum
• WIFI and LAN
• USB 3.0
• Souris
• Windows 10 ou 11 ou macOS X 10.11 ou plus
• Office 365 (fourni par le collège pour la durée des cours)
• Suite Adobe
• WebCam
• Casque d’écoute avec micro-intégré (USB)
• Imprimante (recommandée)

Nous enseignons les applications informatiques suivantes ainsi que les logiciels médicaux : Windows, Outlook, Suite Office, Access, ICD-10-CA, CCI, Clinibase, Med-Echo Plus, OACIS, I-CLSC, Registre de traumatologie, X-DRG (explorateur), Registre en oncologie, Document.

Pour être admissible au programme, vous devez: 

Être titulaire du diplôme d’études secondaires (DES)

OU

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) incluant:

1. langue d’enseignement de la 5e secondaire;
2. langue seconde de la 5e secondaire;
3. mathématiques de la 4e secondaire.

OU

Posséder une formation jugée équivalente par le Collège, notamment pour les personnes qui ont étudié à l’extérieur du Québec.

OU

Posséder une formation et une expérience jugées suffisantes par le collège et avoir interrompu ses études à temps plein pendant une période cumulative d’au moins 24 mois.

Un candidat qui n’a pas obtenu son DES ou son DEP peut être accepté conditionnellement pourvu qu’il ne lui manque pas plus de six unités. Le candidat doit s’engager à compléter les unités manquantes durant sa première session d’études.

Voici les documents à soumettre pour faire une demande d’admission :

• le formulaire de demande d’admission rempli en ligne (et payer les frais d’admission de 50$);
• le relevé de notes des études secondaires émit par le ministère de l’Éducation;
• le dernier relevé de notes d’études postsecondaires OU l’équivalent reconnu par le collège ou par le ministère de l’Immigration, Francisation et Intégration du Québec;
• certificat de naissance (grand format) délivré par l’État civil;

* Les candidats nés à l’extérieur du Canada doivent fournir les documents attestant leur statut officiel au Québec.

Les candidats qui en sont à leur dernière année d’études secondaires reçoivent une acceptation conditionnelle à l’obtention de leur diplôme d’études secondaires.

Le Collège O’Sullivan de Montréal inc. traite les candidatures selon leur ordre de réception; elles sont étudiées durant toute l’année. Les candidats sont généralement avisés de la décision du Comité des admissions dans les trois semaines qui suivent la réception de leur candidature, durant les périodes d’inscription.

Les droits d’admission des Canadiens ou des étudiants internationaux doivent ensuite être acquittés selon les dates limites établies.

Vous êtes prêts à vous inscrire au programme? 

S’inscrire

Perspectives professionnelles :

• Archiviste médical
• Technicien des dossiers médicaux
• Gestionnaire de l’information de la santé
• Chef de service (accueil/archives)

À la fin de la formation, les étudiants seront en mesure de:

• Comprendre les principes et les politiques relatifs à la gestion des dossiers médicaux;
• Gérer les informations relatives aux patients tout au long du cycle de vie des données;
• Traiter les informations de santé;
• Gérer la divulgation et la protection des informations selon les lois, les règlements et les politiques en vigueur;
• Concevoir et analyser des dossiers bio-psycho-sociaux afin de coder les éléments en fonction des classifications;
• Compiler les données de registres spécialisés (tumeurs, traumatismes);
• Générer des statistiques à partir des données contenues dans les fichiers.

Secteurs d’emploi

• Bureau du coroner
• Centres hospitaliers de soins de longue durée
• Hôpitaux
• Compagnies d’assurance
• Centres locaux de services communautaires (CLSC)
• Sociétés de conseil en matière de dossiers médicaux
• Polycliniques
• Sociétés privées
• Régie régionale de la santé et des services sociaux
• CISSS/CIUSSS (missions CLSC, CH, CHSLD, CJ, CR)
• Organismes gouvernementaux (SAAQ, CNESST, RAMQ, etc.)
• Organismes spécialisés en informatique
• GMF (groupe de médecine familiale)
• Centres de recherche clinique
• Entreprises spécialisées en logiciels de gestion de données de santé